○御坊市文書取扱規則
平成13年3月19日
規則第9号
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第6条)
第2節 文書管理組織(第7条―第8条)
第3節 文書の種類、表記等(第9条―第12条)
第2章 文書の収受及び配布(第13条―第14条)
第3章 文書の決裁及び供覧(第15条―第22条)
第4章 文書の施行(第23条―第27条)
第5章 文書の整理、保存及び廃棄(第28条―第36条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(趣旨)
第1条 この規則は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、本市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 部課 部及び課(室その他これに準ずる組織を含む。)をいう。
(2) 文書 事務の処理に必要な一切の書類及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(3) 庁内文書 市の相互機関において収受し、又は施行する文書をいう。
(4) 庁外文書 庁内文書以外のものをいう。
(5) 決裁 市長又は専決者がその権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
(6) 決裁文書 決裁を求めるために起案した文書をいう。
(7) 合議 決裁を受けなければならない事案が、起案課以外の部課の所掌事務に関係する決裁文書で、当該関係部課の決定を求めるため回付することをいう。
(8) 法規文書 条例、規則及び規程をいう。
(9) 公示文書 告示及び公告をいう。
(10) 令達文書 訓令、指令及び達をいう。
(11) 一般文書 法規文書、公示文書及び令達文書以外の文書をいう。
(12) ネットワーク文書 総合行政ネットワーク等の電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(13) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(文書の取扱いの原則)
第3条 事務の処理は、原則として文書によって行う。
2 文書は、すべて責任を持って迅速かつ正確に処理しなければならない。
3 文書は、常に平易かつ明確に表現することを基本方針として作成しなければならない。
(文書の整理保存の原則)
第4条 文書は、常に整理し、その所在個所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の年度)
第5条 文書の処理に関する年度区分は、法規文書及び公示文書にあっては暦年、令達文書及び一般文書にあっては会計年度とする。ただし、一般文書のうち総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が必要と認めるものは、暦年とすることができる。
(備付簿冊)
第6条 所管課は、文書件名簿(別記第1号様式)を備えるものとする。
2 総務部総務課(以下「総務課」という。)は、次に掲げる簿冊を備えるものとする。
(1) 書留郵便物等受付簿(別記第2号様式)
(2) 公示番号簿(別記第3号様式)
第2節 文書管理組織
(総務課長の職務)
第7条 総務課長は、文書の管理に関する事務を総括する。
2 総務課長は、所管課の文書事務の処理状況について必要と認めるときは、調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。
(所管課長の職務)
第8条 所管課長は、常に当該所管課における文書事務の円滑かつ適正な処理に留意し、その効率化に努めなければならない。
第3節 文書の種類、表記等
(文書の種類)
第9条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
ウ 規程 条例及び規則以外の一定の行政目的を達成する上での準拠すべき事務処理手続等で法規的性質を有するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は権限に基づき処分し、又は決定した事項について、広く一般に知らせるもの
イ 公告 一定の事項について、広く一般に知らせるもの
(3) 令達文書
ア 訓令 所管する機関又は職員に対してその所掌事務について指揮命令する場合に発するもので例規となるもの
イ 指令 個人又は団体からの申請、願い等に対して許可、認可、指示又は命令するもの
ウ 達 法令の規定に基づき、個人又は団体に対して指示命令するもの
(4) 一般文書
ア 照会 行政機関又は個人若しくは団体に対して一定の事項を問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対して応答するもの
ウ 通知 一定の事項、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
エ 依頼 行政機関又は個人若しくは団体に対して一定の事項を行うことを願い出るもの
オ 送付 文書、物品等を相手方に送り届けるもの
カ 報告 法令の規定又は職務命令等により機関又は委任者に対して一定の事項、経過等を知らせるもの
キ 申請 住民が行政機関に対して、又は行政機関が他の行政機関に対して許可、認可、承認、補助金の交付等の一定の行為を求めるもの
ク 進達 行政機関が個人又は団体からの申請書その他の書類を他の行政機関に送付するもの
ケ 副申 経由行政機関が申請書類等を進達する際、その申請等に係る事案を調査検討し、これに対する意見を付して送付するもの
コ 願い 行政機関又は上司に対して一定の事項について願い出るもの
サ 届け 行政機関又は上司に対して一定の事項について届け出るもの
シ 諮問 行政機関がその附属機関に対して一定の事項について調査審議を行うことを依頼し、意見を求めるもの
ス 答申 諮問を受けた附属機関が、その諮問事項について調査審議して意見を述べるもの
セ 建議 附属機関がその属する行政機関に対してその調査審議した事項に関して意見や希望を申し出て、その措置を勧告するもの
ソ 勧告 行政機関が、その権限に基づいて、一定の事項について住民又は他の行政機関に対してある措置を求め、又は促すもの
タ 協議 行政機関が一定の行為をする場合に、その事項が他の行政機関の権限に関連するときに、その行政機関に同意を求めるもの
チ 復命 事実の調査、事務の打合せ、会議への出席等のため、上司から出張を命ぜられた者がその結果について報告するもの
ツ 辞令 職員の採用、昇任、分限処分等の身分、給与その他の異動について、その旨を記載して交付するもの
テ 契約書 申込みと承諾という相対立する二つの意思表示の合致を具体的に表示し、これを証するため取り交わすもの
ト 覚書 契約書を作成するに先立って、原則的な事項又は基本的な事項を取り決め、又は契約する場合に、その基本的事項の具体的な細目を取り交わすもの
ナ 請書 契約書の作成を省略する場合に、主要な事項について契約の相手方から契約の履行を誓約させるために提出させるもの
ニ 陳情 国又は地方公共団体の機関に対して希望を述べ、適当な措置を要望するもの
ヌ 議案 議会の議決を経なければならない事案について、議会の審議を求めるために提出するもの
(表記の基準)
第10条 文書の表記については、次に掲げるところによるものとする。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(5) 「公用文作成の考え方」の周知について(令和4年1月11日内閣官房長官通知)
(6) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日内閣法制局長通知)
(7) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(左横書きの原則)
第11条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署において様式を縦書きと定めているもの
(3) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(文体及び用語)
第12条 文体は、例規文については「である」体を用い、一般文については「ます」体を用いるものとする。ただし、一般文のうち契約関係文については、「である」体を用いるものとする。
2 用語は、分かりにくい字句を避け、易しい字句を用いるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第13条 本市に到達した文書は、総務課において収受する。ただし、所管課に直接到達した文書は、当該所管課において収受することができる。
2 ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 受信したネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信したネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知を送信すること。
(1) 文書は、開封せずに所管課に配布する。ただし、配布先が明らかでない文書は、開封して配布先を確認した上、配布すること。
(2) ネットワーク文書は電子計算機に一時保存し、速やかに所管課に電子メールに添付して配布すること。
(3) 2以上の所管課の分掌事務に係る文書は、その最も関係の深い所管課に配布すること。
(4) 書留、簡易書留、現金書留、配達証明、特別送達、特定記録等の特殊取扱いによる郵便物は、書留郵便物等受付簿に必要事項を記載し、所管課職員の受領印又は署名を徴した上で所管課に配布すること。
(5) 訴訟、審査請求その他権利得失に関する文書で、特にその到達日時を明らかにする必要のあるものは、受け取った職員において、その封皮又は文書の余白に到達日時を記載し押印すること。
(所管課が収受した文書の処理)
第14条 所管課に配布された文書及び直接到達した文書は、次により処理しなければならない。
(1) 文書に受付印を押印し、文書件名簿に必要事項を記入すること。ただし、軽易な文書又は新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書は、文書件名簿への記入を省略することができる。
(2) 2以上の所管課の分掌事務に係る文書は、速やかに他の所管課と協議の上、処理すること。
(3) 誤配その他所管に属しない文書があるときは、直ちに口頭又は文書により理由を示して総務課に返付すること。
2 配布されたネットワーク文書は、電子計算機に保存するとともに、速やかに紙媒体に出力し、前項の規定に基づき処理するものとする。
第3章 文書の決裁及び供覧
(文書の起案)
第15条 配布を受けた文書又は起案を要する事項については、次により処理しなければならない。
(1) 主務者を定めて、起案又は回覧の処理をすること。
(2) 特に重要な文書又は直ちに処理しがたいものは、前号の処理をする前に直接上司に伺い、又は上司に供覧し、その指示を受けること。
(3) 施行期日の予定されている事案に係る決裁文書は、決裁を受ける余裕を持って起案すること。
(起案の要領)
第16条 文書の起案は、次により行わなければならない。
(2) 起案用紙には、起案年月日、起案者の所属、起案者名、保存期間等所定事項を必ず記載すること。
(3) 関係する事案は、支障のない限り、一括して起案すること。
(4) 文書には、すべて標題を付し、必要に応じて関係法令、条例、規則等を記載し、又は関係文書、参考資料等を添付すること。
(5) 起案が収受した文書に基づく場合は、当該収受した文書を添付すること。
(6) 同一事案で決裁を重ねる文書は、完結に至るまで当該関係決裁文書を添付すること。ただし、要領を記して添付を省略することができる文書は、この限りでない。
(7) 急を要する文書は、起案用紙の余白に「至急」の文字を朱書すること。
(8) 秘密を要する文書は、「秘」の文字を書した封筒に入れる等の処理をすること。
(決裁の手続)
第17条 決裁文書は、事務担当係長から順次上司の決定を経て、決裁者の決裁を受けなければならない。
(合議)
第19条 決裁文書で他の部課に関係のあるものは、同一部内にあっては所管課長、他の部にわたるものにあっては所管部長の決定又は決裁を経て、当該関係部課に合議しなければならない。この場合において、重要なものについては、あらかじめ合議先と協議しておくものとする。
2 前項の規定により合議を受けたときは、速やかに意思決定を行い、調査その他の理由により意思決定に日時を要するときは、その旨を起案者に連絡しなければならない。
3 合議を受けた事案について、異議がないときは所定欄に認印して直ちに回付し、異議があるときは起案課と協議し、なお意見が一致しないときは、起案者は双方の意見を具して上司の決定又は決裁を受けなければならない。
4 合議は、最小限にとどめるものとし、会議による合議、写しによる同時連絡又は事後の連絡、報告等により事務処理の迅速化に努めなければならない。
(合議文書の廃案通知等)
第20条 合議した事案で、その後廃案としたとき又は内容に重要な変更が生じたときは、起案課は、その旨合議先に通知しなければならない。
(決裁文書の持ち回り)
第21条 重要若しくは秘密の取扱文書又は特に急を要する文書で、持ち回りを必要とするときは、所管課長又はその事案について十分説明することができる職員がこれに当たらなければならない。
(電話等による照会等の処理)
第22条 電話、口頭、ファクシミリ及び電子メールによる照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記載し、又は文書を添付し、前章及びこの章の規定に準じて処理しなければならない。
第4章 文書の施行
(文書の記号及び番号)
第23条 文書を施行しようとするときは、次により記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書を施行しようとするときは、番号を省略し、号外とすることができる。
(1) 法規文書は、「御坊市公示第○号」のように、市名を冠し、公示番号簿により番号を付するとともに、条例規則綴により種別ごとに番号を付すること。
(2) 公示文書は、「御坊市公示第○号」のように、市名を冠し、公示番号簿により番号を付すること。
(3) 訓令及び達は、「御坊市訓令(又は達)第○号」のように、市名を冠し、次に種別を記し、訓令(又は達)番号簿により番号を付すること。
(4) 指令は、「御総指令第○号」のように市名の頭文字「御」を冠し、次に所管課の各頭文字及び当該種別を記し、指令番号簿により番号を付すること。
(5) 一般文書は、「御総第○号」のように市名の頭文字「御」を冠し、次に所管課の各頭文字を記し、文書件名簿により番号を付すること。
2 文書の番号は、法規文書及び公示文書にあっては毎年1月1日に始まり12月31日に、その他の文書にあっては毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。ただし、同一事案に係る一般文書については、当該事案が完結するまで同一番号を用いるものとする。
(施行文書の日付)
第24条 施行文書には、前条に規定する記号及び番号のほか日付を付さなければならない。
2 前項の日付は、文書を施行するために処理又は発送する年月日とする。
(発信者名)
第25条 文書の発信者名は、次に掲げるところによるものとする。
(1) 庁外文書の発信者名は、原則として市長その他職務権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名を記載すること。
(2) 庁内文書の発信者名は、原則として職名のみ記載すること。
(公印の押印)
第26条 庁外文書(ネットワーク文書を除く。)には、公印を押印し、決裁済文書との間に契印を押印するものとする。ただし、軽易な文書については、公印及び契印を省略することができる。
2 庁内文書には、原則として公印を押印しないものとする。
3 公印の押印については、前2項に定めるもののほか、御坊市公印規則(昭和30年規則第8号)の定めるところによる。
第26条の2 前条の規定にかかわらず、ネットワーク文書には、電子署名を付与するものとする。
2 電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行については、別に定める。
(発送)
第27条 庁外へ発送する文書は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、所管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が所管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、所管課において発送することができる。
2 郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。
3 郵送を要する文書は、特に緊急を要する場合を除き、退庁時間の1時間前までに総務課に提出しなければならない。
第5章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の完結日)
第28条 文書の完結日は、次に定めるところによる。
(1) 帳簿類は、当該帳簿の閉鎖の日とし、加除式の帳簿類から除冊された帳簿類については、当該帳簿の除冊の日
(2) 出納に関する証拠書類は、当該出納のあった日
(3) 契約文書は、当該契約事項の履行の終わった日
(4) その他の文書は、当該文書の事案の施行が終わった日。この場合において、同一事案について作成又は処理された文書は、最終の事案の施行が終わった日
(保存期間)
第29条 文書の保存期間は、次のとおりとする。ただし、法令等別に定めのあるものは、その保存期間による。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
(保存期間の基準及び分類)
第30条 文書の保存種別の基準及び分類は、別に定める文書分類表による。
(保存期間の起算)
第31条 文書の保存期間は、会計年度によるものはその文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から、暦年によるものはその文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(完結文書の編集)
第32条 所管課長は、完結文書を次により編集しなければならない。
(1) 一事件の関係書は、一まとめにすること。
(2) 会計年度又は暦年ごとに行い、かつ、文書分類の種類及び保存種別ごとに取りまとめ、完結月日順に行うこと。
(3) 背表紙には、所属年度、文書分類番号、保存期間、廃棄年度、簿冊の名称その他必要事項を記載すること。
(4) 紙数が少ないため、数年を合わせて編集することが適当なものについては、これを1冊とすること。この場合において、背表紙にその旨を記載するとともに区分紙を差し入れて年度の区分を明らかにしなければならない。
(5) 2以上の文書分類に関連する文書は、その関係が最も深いものに編集すること。
(6) 2以上の文書が保存期間を異にする場合において、相互に密接な関係があるときは、その長期のものに一連文書として編集すること。
(7) 図面等で簿冊綴じにすることが困難なものは、文書保存箱、袋等を利用すること。
(8) 1冊に編集できないときは、枝番号を付けて分冊すること。
(文書の保存)
第33条 保存文書は、所管課においてその保存期間中、閲覧等に供することができるように常に整理し、保存しなければならない。
(文書の廃棄)
第34条 所管課長は、保存期間が満了した保存文書を毎年1回精査し、廃棄しなければならない。
(文書の廃棄上の注意)
第35条 廃棄しようとする文書で、秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断等適切な方法により処分しなければならない。
(その他)
第36条 この規則に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
1 この規則は、平成13年4月1日から施行する。
2 御坊市文書取扱規程(昭和38年規則第16号)及び御坊市文書編さん保存規程(昭和38年規則第17号)は、廃止する。
附則(平成18年3月31日規則第19号)
この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月22日規則第17号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月22日規則第7号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月1日規則第8号)
この規則は、公布の日から施行する。
